TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad Idecal Ltda.es responsable del tratamiento de datos personales, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 del 2015, la reglamentación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la jurisprudencia vigente y los tratados internacionales. En este sentido, Idecal Ltda.informa la Política aplicable para el tratamiento de datos personales de personas naturales.

La presente política de tratamiento de datos personales establece: (i) los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales Idecal Ltda. efectúa el tratamiento de los datos personales obtenidos de sus socios, trabajadores –tanto directos como en misión-, colaboradores, clientes, consumidores, proveedores, contratistas, visitantes y fuerza de ventas; (ii) las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información recolectada; y (iii) los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos inherentes a la protección de datos personales.

El responsable del tratamiento de datos es directamente la sociedad Idecal Ltda.

La presente Política de tratamiento de datos personales se sujeta a las previsiones del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 del 2008, la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 del 2015, el capítulo II del título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Circular 2 del 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la sentencia C-748 de 2001 de la Corte Constitucional, la jurisprudencia vigente, los tratados internacionales y las demás normas relacionadas. Así mismo; la Política acoge los principios de legalidad, libertad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la legislación vigente, y para su implementación e interpretación se rige por las definiciones legales.

1. TÉRMINOS, CONDICIONES Y FINALIDADES

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de los mismos de acuerdo con los términos de esta Política y autorizan a Idecal para su tratamiento, así:

Recolección, tipos de datos y autorización del titular:

Para cumplir su objeto social Idecal recauda de sus titulares -y según la categoría a la que corresponda cada uno de ellos-, como máximo la siguiente información personal: nombres y apellidos o nombre de la sociedad, número de documento de identificación o NIT, empleador o empresa a la que pertenece, cargo, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, clasificación tributaria, porcentaje de descuento, cupo de crédito y las demás derivadas aparte de las nacidas de la relación laboral y/o comercial.

Adicionalmente, de los empleados, contratistas y proveedores se recolecta la siguiente información:

Información personal como fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, nivel de estudios, experiencia laboral, referencias personales, información del núcleo familiar, información bancaria, estado de salud, afiliaciones a la seguridad social, antecedentes disciplinarios y antecedentes judiciales.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirle a Idecal el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales en materia contable, laboral, contractual, fiscal, tributaria y administrativa.

Idecal presume la veracidad de la información suministrada y no verifica ni asume la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que le son proporcionados.

La autorización puede constar en un documento físico, digital, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

Salvo en lo relacionado con los datos que son públicos o relativos al registro civil de las personas, los requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales –para los cuales no se requiere autorización alguna-, o los privados, semiprivados y sensibles recolectados con una finalidad distinta a la de prospección comercial -para los cuales tampoco se requiere autorización alguna-, el titular de los datos debe autorizar expresamente que Idecal almacene, trate, procese y utilice información personal relacionada con datos privados, semiprivados y/o sensibles, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política, y en caso de presentarse la necesidad, la transmisión internacional de datos personales.

Idecal no recolecta datos personales privados ni sensibles con fines de prospección comercial, su recolección corresponde al estricto cumplimiento de un deber legal y/o contractual y/o por razones de seguridad, y en caso de menores –niños, niñas y/o adolescentes- solo se limitará a recolectar datos de naturaleza pública, velando siempre por el uso adecuado de los datos personales de los menores de 18 años, garantizando el respeto en su tratamiento en interés superior de aquellos, asegurando el respeto a sus derechos y el estricto cumplimiento del artículo 44 de la Constitución Política.

La forma de recolectar los datos es la siguiente: a través del punto de venta de manera directa por el personal encargado; los relacionados con la finalidad crediticia, a través de los asesores comerciales, de manera directa; los laborales, de manera directa por el área de Gestión Humana para los trabajadores directos, y a través de las empresas de servicios temporales para los trabajadores en misión; los relacionados con los proveedores, directamente por el área de compras; los relacionados con los contratistas, directamente por el área comercial; los relacionados con las ventas en línea, a través de la página web y redes sociales; para los visitantes de la planta industrial y las tiendas, y sus trabajadores y/o colaboradores, la captura de video por circuito cerrado de televisión.

Tratamiento:

La totalidad de la información que reposa en las bases de datos de la empresa es tratada de diversas maneras: desde la recolección, compilación, organización, procesamiento, sistematización, reproducción y almacenamiento, hasta su actualización, administración y uso en cumplimiento de las finalidades legales y de las señaladas en esta política de tratamiento de datos.

Finalidad del tratamiento:

Los datos recolectados son utilizados de manera exclusiva para el ejercicio del objeto social de Idecal, en consecuencia, la Política de tratamiento de esta información solo responde al cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, laborales, de seguridad social, contractuales y de seguridad. Así mismo, para el manejo de contratistas, consumidores, colaboradores, fuerza de ventas, clientes y proveedores se realizará el tratamiento de información con fines crediticios, publicitarios y comerciales, según sea el caso, a efectos de darles a conocer eventos organizados por la empresa y sus resultados, así como campañas publicitarias y participación de las marcas en actividades concretas.

Idecal no transferirá o divulgará la información fuera de sus bases de datos, salvo que (i) se ejecute un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013; (ii) el titular otorgue autorización a Idecal para divulgar la información; (iii) sea requerido o permitido por la ley; (iv) sea requerido para cumplir con las finalidades desarrolladas en la presente Política; (v) sea necesario para permitirle a los contratistas, proveedores o agentes la prestación de los servicios encomendados por Idecal; (vi) la información sea utilizada para la adecuada prestación de servicios por parte de Idecal; (vi) sea entregada a sociedades prestadoras de servicios de mercadeo para ofrecer productos de Idecal; o(vii) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de Idecal.

Al aceptar esta Política, se otorga autorización a Idecal. para para hacerle llegar a los titulares, por distintos canales, información y ofertas sobre productos y servicios, la cual puede difundirse a través de correo electrónico, mensajes de texto, llamadas y cualquier otro medio que pueda cumplir el fin informativo.

Vigencia:

La política de tratamiento de datos de Idecal. está vigente desde el 17 de Junio del 2019, fecha en que se publicó en la página web de la empresa el aviso de privacidad sobre datos personales www.idecal.com.co, la vigencia de las bases de datos será como mínimo la exigida por los entes de control externo y conforme a las tablas de retención documental adoptadas por la empresa, pero podrá ser indefinida mientras cumpla con la función del ejercicio del objeto social de la empresa.

Como mecanismo de información, cada que se presente una actualización a la presente Política de tratamiento de datos, se comunicará vía correo electrónico a los titulares respectivos.

1. CONDICIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Seguridad:

Idecal cuenta con procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales tienen el objeto de proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la misma, independientemente de la forma de transmisión, el medio, el formato en que se encuentre y la ubicación.

Para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, Idecal cuenta con seguridad física en sus instalaciones y una adecuada tecnología que brinda protección razonable en los procesos de tratamiento de la información, designando funcionarios debidamente capacitados para ello.

La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de Idecal están protegidos por claves de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.

La calidad de los datos en las bases de datos o sistemas de archivo es responsabilidad primaria de cada usuario. Su alteración, mal uso, o desactualización, será causal de graves sanciones. Ningún empleado, bajo circunstancia alguna, puede copiar datos para ser utilizados en sistemas externos a Idecal, prueba de esto puede causar su retiro de la compañía.

Todos los empleados que manejen datos sobre clientes, están en la obligación de mantener actualizadas las bases de datos, con la última información sobre éstos. Campos en blanco o datos errados le pueden causar sanciones.Todos los empleados de Idecal, así como para todos los clientes, asesores externos, personal temporal e invitados, quienes hagan uso de los recursos y servicios de red y/o telecomunicaciones provistos por Idecal es mandatorio y de expreso cumplimiento observar y seguir la política de tratamiento de datos personales.

Los terceros contratados por Idecal están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a todos los protocolos de seguridad que se aplican en los procesos de la sociedad. Adicionalmente, todo contrato celebrado con terceros que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo o cláusula de confidencialidad en la que se incluya la obligación de proteger, preservar, cuidar y mantener la confidencialidad de la información.

Cualquier vulneración que se detecte a la confidencialidad, atentando contra la misma o se presente un tratamiento distinto al de la finalidad indicada en esta política, que implique adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, será investigada internamente de manera inmediata y, de ser necesario, reportada a las autoridades competentes.

Cesión de las bases de datos:

Idecal no cederá a terceros, a ningún título, ni transferirá sus bases de datos ni la información que las mismas puedan contener sobre datos personales, distinto del cumplimiento de sus obligaciones legales.

Transmisión internacional de datos personales:

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la empresa, la totalidad de su información puede ser transmitida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables y con la aceptación de la presente política se autoriza expresamente para transmitir la información personal.

Idecal tomará las medidas necesarias para que esos encargados conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la empresa, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO

Derechos de los titulares:

Los titulares de los datos tienen derecho en todo momento a conocer, acceder, actualizar y rectificar los datos, solicitar prueba de la autorización, ser informados del tratamiento, interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como solicitar la revocatoria de la autorización –en los casos en que proceda- y/o la supresión del dato, así:

- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada. Este derecho se podrá ejercer, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

- Ser informado, previa solicitud escrita, por el responsable o el encargado del tratamiento, respecto del uso que le han dado a sus datos personales y acceder en todo momento a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los términos de la Ley 1581 de 2012. Este derecho se podrá ejercer sin condición alguna, siempre y cuando corresponda a un dato que no sea necesario para el cumplimiento de un deber legal, que sea público o relativo al registro civil o los requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales –para los cuales no se requiere autorización alguna-, y, en todo caso, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

- Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.

Procedimiento para consultas y solicitudes:

Los titulares, las personas autorizadas o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos y podrán ejercer los derechos contemplados en la normatividad vigente y en esta política. Para ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales es necesario contactarse mediante el formulario “contacto” de conformidad con lo establecido en la Política.

La solicitud debe cumplir los siguientes requisitos:

- Identificación completa del solicitante con indicación de nombres y apellidos y documento de identidad.

- La solicitud debe ser clara y precisa en cuanto al objeto de la misma, esto es: (i) conocimiento, actualización, o rectificación de los datos; (ii) obtención de la prueba de la autorización; (iii) información sobre el tratamiento; (iv) revocatoria de la autorización; o (v) supresión del dato.

- Indicación de la dirección física o electrónica dónde recibirá la respuesta por parte de Idecal.

Si la solicitud cumple con los requisitos señalados anteriormente deberá ser resuelta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la presentación, de lo contrario se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su presentación para que subsane los defectos que se le indiquen, concediendo un término de diez (10) días para el efecto. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud y esta será archivada.

La atención, análisis y respuesta a toda solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales está a cargo del oficial de protección de datos, quién se encargará de implementar las medidas acordes con la decisión adoptada.

Una vez tramitada la solicitud ante la empresa, el titular que se encuentre inconforme con la respuesta puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en procura de hacer valer sus derechos.

En caso de que Idecal no sea la sociedad competente para resolver su petición, se proceder a dar el traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, hecho que le será informado al Titular de manera oportuna.

Modificaciones y vigencia:

Idecal podrá en cualquier tiempo modificar los términos y condiciones de esta Política. En este sentido, cualquier modificación será informada por medio de la página web.

Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad las finalidades y usos de la información.

Esta política fue modificada y publicada en nuestro sitio web el 17 de junio de 2019 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.